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長沙市木沙印章有限公司 > 新聞資訊

90%的企業不知道印章該如何管理,這4大用章“雷區”需謹防!

長沙市木沙印章有限公司 2019-07-15 14:48:16 作者:csmsyz

近年來,現代企業規模不斷擴大,在全國各地設有下屬分子公司,業務往來頻繁。這就出現了印章種類繁多,用章分散,合同管理混亂、外帶頻繁等諸多問題,無形中增大了印章的使用安全風險。在這種狀態下,企業想要實時掌控印章使用動態難上加難!


印章在企業經營管理中舉足輕重,個頭小,關系大,一經蓋章的文書、合同、協議等,都需要承擔相應的法律責任和義務。印章的合法合規管理,是企業內部控制的基礎工作,企業應當給予足夠的重視。下面讓我們一起來看看印章的相關案例:


1這不僅僅是一張白紙


A公司會計員歐某辭職后,A公司收到一張法院的傳票。原來,歐某在申請用印流程后,曾在一張白紙上多蓋了一個公司公章交給某供貨商,對方拿著這張“白紙”打印了一份結算單,多算了20萬貨款。如今找歐某要不到錢,就把公司訴至法院。

A公司認可該結算單上的公章是真的。只要公章是真實的,那么無論是先蓋章還是先打印文字,并不影響該結算單的有效性。因此,法院判決A公司按結算單上的數額支付全部貨款。


2這算不算作廢


B公司因業務需要,將原圓形合同專用章更換成方形。因疏忽,未登記收回或銷毀并由李某保管。后李某辭職甲公司收到法院傳票,方知李某用圓形作廢章,同一家商場訂立了購銷合同,收定金30萬元后下落不明。商場遂以違約為由,要求甲公司雙倍返還定金。

甲公司在更換合同專用章后,并未由工商行政管理機關登記收回或銷毀,說明該合同專用章對外仍具有法律效力。甲公司對該印簽未妥善保管,商場并不知內情并誤以為李某具有代理權,故合同有效,甲公司應承擔返還定金的責任。


3這個柜子一定要鎖


印章管理員劉某因突發事件,被領導臨時要求開會,匆忙間公章入柜后未落鎖。辦事員刑某恰巧急于用印,流程尚未審批完成,本想商量通融,見座位無人,便擅自用印且未做任何登記。后該辦事員因供應商催促,遂直接將用印資料交于對方。但此用印需求在隨后的審批中被駁回,而合同因加蓋公章已正式生效。

刑某在此次事件中負直接責任,但劉某因個人疏忽,未妥善保管公章,也需承擔相應責任。經備案的公章屬于合法公章,受法律保護。公司需承擔因公章保管不善造成的損失。

其實從根本上看這3個案例,還要追究到紙質合同、線下蓋章本身存在的風險性,目前傳統印章存在的弊端主要有以下幾方面:

1、雙方簽訂合同時,認章不認人,他人使用假冒印章時不易察覺,印章真假難辨,人們缺乏對于偽造印章的防范意識。當企業遇到法律糾紛時,往往已經時隔比較久,且拿不出具有說服力的證據證明假章真蓋,真章假蓋,只能公司吃虧。
2、流程錯亂,文件蓋章、歸檔秩序不規范。企業存在大量需要蓋章的文件時,需人工進行審核再蓋章;通常沒法保證一一核對,也沒有時間核對,不少單位在要求領導出差或者休假前簽署空白頁,簽字蓋章的空白頁存在潛在風險。
3、異地用印管控困難,一個組織只能有一個公章,分處在各地的分公司或下屬機構只能寄送用章文件,耗時耗力,且難以管理;同時異地用印成本高,時間周期長。
4、線上商城,分銷商,供應商系統用印業務繁瑣,電子商務采用實體公章,文件簽署需采用傳統面簽或快遞方式,非常不便。


當今社會,已迎來智能化和信息化的時代,公章管理也要跟上時代步伐,走進智能化信息化時代。隨著電子合同、電子簽章概念的不斷普及與推廣,電子合同、電子簽章應用不斷深入組織內部印章使用與管理過程中。 通過電子化簽署模式將改善現有的合同敲章慢、印章管理難、用章風險高等問題。更加全面化、系統化、個性化的企業組織印章管理也將不斷被應用到組織內部。組織印章管理效率與風險控制能力得以全面改善。


哪些章可以辦理安印電子印章?

公章類:電子印章制作必須有要做實物章,才能做電子章。(公章包括行政章,財務章,合同專用章,發票專用章、報關專用章、)

私章類:電子印章制作必須是法人申請(私章包括法人代表私章、簽名章)

雜章,簽名章:可直接申請電子印章。(個人、內部工作章)


如何保障用戶身份真實 ?


安印建立了一套規范的線上/線下身份認證體系,在辦理電子印章時保障企業或個人身份可信。

線上認證:“一照一碼”新辦企業在工商注冊時可同時申請辦理電子印章,完成用戶身份的初次審核。

線下認證:企業在印章店辦理電子印章時需要企業提供營業執照、法人身份證、法人授權書、實體印章,并現場采集辦理人圖像與身份證進行比對 。

如何保障簽章行為可信?


硬件安全:采用智能密碼鑰匙+密碼的雙重保障機制,完全遵循國密標準,具備和銀行U盾相同的安全防護能力。

證書安全:采用工信部認證的CA證書機構頒發的數字證書進行數字簽名,簽章后的文檔將被鎖定不能修改。

日志安全:電子簽章自動記錄蓋章時間、電腦IP,MAC地址等關鍵信息,用戶可以在電子印章云平臺上隨時查看簽章日志,便于后續追溯 。

安印電子印章的技術特點:

不可抵賴 :保證簽章人身份的真實性和法律有效性。

不可篡改 :保證簽章對象(電子合同、電子標書、電子單據等)信息的真實性和完整性。

不可偽造 :提供與紙質文件蓋章相同的可視效果,且印章不可單獨剝離。

易于驗證 :結合數字簽名技術,可在文件打開時,展示驗證不通過時的圖像效果。


回歸本源,隨著現代企業邊界的逐步延伸,印章的運用范圍也會越來越廣,如何合理的提升信息化技術,推動優化企業公章管理的模塊效能,安印電子印章是個不錯的選擇!

作為國內領先的電子簽章及信息安全提供商,安印的電子簽章解決方案,擁有傳統印章不可比擬的安全性和便捷性,最大程度避免公章被濫用、盜用,在有效防范合同蓋章風險的基礎上,為企業壓縮各項成本,提升業務辦理效率。




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